Beleid van vertrouwelijkheid
Hoe VOCALIS AI uw persoonlijke gegevens verzamelt, verwerkt en beschermt – in overeenstemming met de AVG en de Britse AVG.
Laatst bijgewerkt: 11 mei 2026 · Gegevensbeheerder: VAULT 369 LTD (16952492)
Samenvatting
1. Wie zijn wij?
Gegevensbeheerder: VAULT 369 LTD
Merk : VOCALIS AI
Registratie: 16952492 (Companies House, VK)
Zitplaats : 128 City Road, Londen EC1V 2NX, Verenigd Koninkrijk
Operationeel adres: Chemin Saint-Hubert 2, 1950 Sion, Zwitserland
Contactpersoon: contact@vocalis.pro
VOCALIS AI ontwikkelt en verkoopt kunstmatige intelligentie-stemagenten voor bedrijven. Als gegevensbeheerder bepaalt VAULT 369 LTD het doel en de middelen voor de verwerking van persoonlijke gegevens verzameld via de vocalis.pro-site en bijbehorende diensten.
2. Verzamelde gegevens
2.1 Navigatiegegevens (bezoekers)
- IP-adres (automatisch geanonimiseerd)
- Bezochte pagina's, sessieduur, verkeersbron
- Browsertype, besturingssysteem, schermresolutie
- Gegevens verzameld via Google Analytics 4, alleen met uw voorafgaande toestemming
2.2 Contactgegevens (prospects)
- Voor- en achternaam
- Professioneel e-mailadres
- Telefoonnummer
- Bedrijfsnaam en branche
- Gratis bericht ingediend via een contact- of demo-boekingsformulier
2.3 Contractuele gegevens (klanten)
- Factuurgegevens (naam, adres, e-mail)
- SIRET/SIREN-nummer of buitenlands equivalent
- Bankgegevens (IBAN voor SEPA-automatische incasso - opgeslagen bij de betalingsprovider)
- Contractuele geschiedenis en offerte
2.4 Dienstgebruiksgegevens (actieve klanten)
- Oproeplogboeken (datum, tijd, duur, bellend/gebeld nummer)
- Oproeptranscripties (indien functie ingeschakeld door de klant)
- Prestatiestatistieken van AI-agenten (kwalificatiepercentage, responstijd)
- Agentconfiguratiegegevens (scripts, kennisbanken)
2.5 Gegevens die wij NIET verzamelen
- Gegevens uit speciale categorieën (gezondheid, etnische afkomst, politieke opvattingen, enz.) — tenzij uitdrukkelijk overeengekomen en specifiek noodzakelijk
- Persoonlijke gegevens van de eindcontacten van de AI-agent (deze gegevens vallen onder de verantwoordelijkheid van de klant)
- Ruwe betalingsgegevens (kaartnummers) — uitsluitend beheerd door onze PCI-DSS-gecertificeerde partners
3. Doeleinden en rechtsgrondslagen
- Levering van de VOCALIS AI-dienst — grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG)
- Klantrelatiebeheer en facturatie — grondslag: uitvoering van de overeenkomst + wettelijke verplichting (art. 6.1.b en 6.1.c)
- Reactie op contactverzoeken & demo's — grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f)
- Verbeterde service en veiligheid — grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f)
- Doelgroepmeting (analyse) — grondslag: toestemming (art. 6.1.a)
- Marketingcommunicatie en nieuwsbrief — basis: toestemming (art. 6.1.a) — met permanente opt-out mogelijk
- Boekhouding en belastingbehoud — grondslag: wettelijke verplichting (art. 6.1.c)
4. Houdbaarheid
- Navigatiegegevens: 26 maanden (standaard GA4-parameter)
- Contactgegevens / prospecten: 3 jaar vanaf het laatste actieve contact
- Contractuele en factuurgegevens: 10 jaar (wettelijke boekhoudplicht)
- Oproeplogboeken: Standaard 12 maanden, door de klant configureerbaar tot 36 maanden
- Transcripties van oproepen: duur gekozen door de klant tijdens de configuratie
- Toestemmingsgegevens voor cookies: 13 maanden (CNIL-naleving)
- Kennisbanken voor AI-agenten: contractduur + 3 maanden
Aan het einde van deze periodes worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd. U kunt verzoeken om vroegtijdige verwijdering van uw gegevens in de gevallen waarin de wet voorziet (zie rubriek “Uw rechten”).
5. Ontvangers van gegevens
Uw gegevens kunnen worden gedeeld met de volgende categorieën van derden, strikt binnen het kader van de uiteengezette doeleinden:
- Gastheer: Vercel Inc. (cloudinfrastructuur, CDN)
- AI-infrastructuur: leveranciers van modellen voor natuurlijke taalverwerking (onder GDPR-conforme DPA)
- Telefonie: SIP/PSTN-operators voor gespreksafgifte
- CRM / klantintegraties: Salesforce, HubSpot of andere door de klant geconfigureerde CRM's
- Facturering en betaling: Stripe Inc. (PCI-DSS-gecertificeerd)
- Analyse: Google Analytics 4 (met toestemming)
- Ondersteuning & communicatie: interne ticketing- en e-mailtools
Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Er vindt geen uitwisseling voor advertentiedoeleinden van derden plaats.
6. Gegevensoverdracht buiten de EU/EER
Sommige van onze onderaannemers zijn gevestigd buiten de Europese Unie (vooral in de Verenigde Staten). Deze overdrachten staan onder toezicht van:
- Standaardcontractbepalingen (SCC) aangenomen door de Europese Commissie (besluit 2021/914/EU)
- Britse internationale overeenkomsten voor gegevensoverdracht (IDTA) voor overschrijvingen vanuit Groot-Brittannië
- Transfer Impact Assessment uitgevoerd voor elke onderaannemer buiten de EER
De lijst met onderaannemers en bijbehorende garanties is op aanvraag verkrijgbaar op contact@vocalis.pro.
7. Uw rechten
In overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 (AVG) en de Britse AVG (voor personen in het Verenigd Koninkrijk) heeft u de volgende rechten:
- Recht van toegang (art. 15) — bevestiging krijgen dat gegevens over u worden verwerkt, en een kopie krijgen.
- Recht op rectificatie (art. 16) — onjuiste gegevens laten corrigeren of onvolledige gegevens laten aanvullen.
- Recht op gegevenswissing/recht om vergeten te worden (art. 17) — verzoeken om verwijdering van uw gegevens in de voorziene gevallen (gegevens niet langer nodig, intrekking van toestemming, onrechtmatige verwerking, enz.).
- Recht op portabiliteit (art. 20) — uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, veelgebruikt en machinaal leesbaar formaat (JSON of CSV).
- Recht van bezwaar (art. 21) — bezwaar maken tegen verwerking op basis van legitiem belang, of tegen direct marketing.
- Recht op beperking (art. 18) — tijdelijk de verwerking beperken die wordt betwist of in afwachting is van verificatie.
- Recht om niet te worden onderworpen aan een geautomatiseerd besluit (art. 22) — van toepassing indien een besluit dat u aangaat, uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking wordt genomen.
Hoe u uw rechten kunt uitoefenen
Stuur uw aanvraag naar contact@vocalis.pro met vermelding van uw identiteit en de aard van uw verzoek. Wij reageren binnen maximaal 30 dagen (deadline verlengbaar tot 3 maanden voor complexe verzoeken, met voorafgaande informatie).
Klacht bij een toezichthoudende autoriteit
Bent u van mening dat uw rechten niet worden gerespecteerd, dan kunt u een klacht indienen bij:
- CNIL (Nationale Commissie voor Informatietechnologie en Vrijheden) — Frankrijk: cnil.fr
- ICO (Information Commissioner's Office) — Verenigd Koninkrijk: ico.org.uk
- Gegevensbeschermingsautoriteit van het land waar u woont
9. Gegevens van minderjarigen
VOCALIS AI is een exclusieve B2B-dienst bedoeld voor volwassen professionals. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar. Als u er van overtuigd bent dat een minderjarige gegevens aan ons heeft verstrekt, neem dan direct contact met ons op via contact@vocalis.pro.
10. Wijzigingen in dit beleid
We kunnen dit beleid op elk moment bijwerken om wijzigingen in onze praktijken, wettelijke verplichtingen of diensten weer te geven. De huidige versie is altijd degene die op deze pagina wordt weergegeven, met de laatste updatedatum in de kop.
In geval van een substantiële wijziging die de rechten van betrokkenen aantast, zullen wij actieve klanten minimaal 14 dagen voordat de nieuwe versie van kracht wordt per e-mail informeren.
11. Contact & uitoefening van rechten
Gegevensbeheerder / DPO: VAULT 369 LTD
E-mail: contact@vocalis.pro
Adres : 128 City Road, Londen EC1V 2NX, Verenigd Koninkrijk
Reactietijd: Maximaal 30 dagen
Voor elk verzoek met betrekking tot uw persoonlijke gegevens (toegang, rectificatie, verwijdering, overdraagbaarheid, verzet) kunt u een e-mail sturen naar het bovenstaande adres, waarbij u indien nodig een identiteitsbewijs bijvoegt om uw identiteit te verifiëren.
Vragen over uw gegevens?
Ons team reageert binnen 30 dagen. Geen delen, geen verkoop van gegevens. Uw privacy is onze inzet.
Schrijf naar contact@vocalis.pro